≡× МЕНЮ

•  Билайн
• Билайн
• Вопросы
• Мегафон
• МТС

Форматирование текста. Форматирование документа Что включает в себя форматирование документа

ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MS WORD

Цель работы: Получение практических навыков использования текстового процессора MS Word при подготовке, редактировании и оформлении текстовой документации, графиков, диаграмм, рисунков.

MS Word – мощная универсальная программа подготовки текстовых документов.

Основными приемами в текстовом редакторе является :

· Редактирование – набор (ввод) текста. Операции с текстом: удаление, вставка, поиск, замена, копирование и перемещение.

· Форматирование – преобразование внешнего вида текста и его расположения на странице: выбирается шрифт, его размер, начертание и цвет символов, устанавливается расположение текста на странице (выравнивание слева, справа, по центру, по ширине), отступы, расстояние между строк и т.д.

Операции форматирования предшествует операция выделения требуемой части (фрагмента) документа.

Приемы выделения.

1. Текстовый блок – перемещение указателя мыши от начала выделенного фрагмента к его концу при нажатой левой кнопке мыши;

2. Слово – двойной щелчок левой кнопкой мыши по слову;

3. Абзац – тройной щелчок по любому месту абзаца или двойной щелчок в левом поле страницы напротив абзаца;

4. предложение – щелчок по любому слову предложения при нажатой клавише Ctrl;

5. Строка – щелчок в левом поле страницы напротив строки;

6. Весь документ – тройной щелчок в левом поле на любой странице.

Рассмотрим основные понятия, которые необходимы при работе с текстовыми редакторами.

Символ – наименьший элемент, с которым оперирует текстовый редактор (буквы, цифры, знаки пунктуации и т.д.).

Слово – набор символов, ограниченный с двух сторон пробелами (пустыми пространствами) или знаками препинания (точками, запятыми и т.д.).

Строка – набор слов или символов, расположенных в одну линию (без переносов).

Предложение – набор символов и слов, ограниченный с двух сторон знаками препинания (точками, восклицательными или вопросительными знаками, многоточием).

Абзац – участок текста между двумя нажатиями клавиши Enter (ввод, перевод строки).

Страница – часть текста, ограниченная линиями разделения страниц.

Поля – области страницы, где не может размещаться текст.

Отступы – расстояния от границ левого и правого полей до текста.

Красная строка – первая строка абзаца, имеющая отступ вправо.

Атрибут текста – параметр, который может быть изменен (размер символов, шрифт, цвет, величина отступа и т.д.).

Стиль – группа подобранных пользователем атрибутов текста, обозначенных уникальным именем и хранящихся совместно.

Колонтитул – стандартный текст, выводимый в верхней (или нижней) части каждой страницы документа.

Документ – набор символов, слов, предложений или страниц, логически связанных между собой и образующих завершенную (законченную) лексическую (языковую, текстовую) конструкцию.

Текст – набор символов, слов, предложений, являющийся частью документа.

Фрагмент – непрерывная часть документа.

Блок – выделенный фрагмент текста.

Форматирование – процедура придания тексту документа желаемой формы.

Шрифт – комплект букв (символов), воспроизводящий какой-либо алфавит. По внешнему виду делят на 2 группы: с засечками и без засечек (рубленые). Моноширинные – все символы имеют одинаковую ширину; пропорциональные – ширина каждого символа разная.

Тип шрифта (гарнитура) – определят особенности написания целого набора символов.

Начертание – один из четырех стилей изображения символов.

Кегль – расстояние между верхним и нижним выносными элементами.

Пункт – единица измерения высоты шрифта.

Интерлиньяж – расстояние между базовыми линиями соседних строк. Измеряется в пунктах и складывается из кегля шрифта и расстояний между строками.

Апрош – межбуквенный пробел.

Трекинг – регулировка плотности набора символов, сдвигает и раздвигает все буквы на одну и ту же величину.

Кернинг – ручная регулировка расстояний между буквами.

Форматирование документа.

Может выполняться двумя способами:

1. устанавливаются параметры, затем вводится текст;

2. вводится текст, затем устанавливаются параметры.

Форматирование символов в диалоговом окне «Шрифт» :

· «Формат»→ «Шрифт»;

· Контекстное меню;

· Щелчок по стрелке в группе Шрифт вкладки Главная;

Окно «Шрифт» имеет 3 вкладыша: шрифт, интервал, анимация.

При форматировании символов устанавливаются параметры:

1. установка начертания – выбор шрифта;

2. установка размеров. Размер (кегль) – указывают в пунктах 1 пт =1/72 дюйма≈0,035 мм. Размеры могут устанавливаться от 8 до 72. 28 пт=1 см, 72 пт=1"=2,54 см.

3. Задание стиля: обычный, курсив, полужирный и полужирный курсив; способы подчеркивания;

4. Задание цвета – любой от возможности принтера;

5. Определение эффектов (видоизменение) – зачеркивание, надстрочный, подстрочный, утопленный, приподнятый, контур, с тенью;

6. установка горизонтального расстояния между символами – обычное, разряженное, уплотненное;

7. установка положения символа относительно опорной линии (выше или ниже опорной линии без уменьшения размеров как в пункте 5).

Общий способ форматирования:

1. выделить фрагмент;

2. открыть окно «Шрифт» и установить режимы и значения параметров;

Отмена форматирования:

1. нажатие клавиш Ctrl+Z;

2. щелчок по кнопке установленной.

После редактирования текста необходимо изменить его внешний вид, т.е. оформить документ или выполнить его форматирование. Word 2007 позволяет форматировать символы, абзацы, таблицы, страницы, разделы и документ в целом.

К атрибутам форматирования символов относятся: гарнитура шрифта, размер шрифта, начертание шрифта (полужирное, курсивное, подчеркнутое), цвет выделения текста, цвет текста, регистр, интервал между символами в слове и т.д.

К параметрам форматирования абзацев следует отнести: выравнивание текста (по левому или правому краю, по центру, по ширине), отступы абзацев, отступы первой строки абзацев, межстрочный интервал, заливка цвета фона, маркеры и нумерация списков и т.д.

К элементам форматирования таблиц можно отнести: границы и заливка (более подробно рассмотрим в разделе Работа с таблицами).

Основные параметры форматирования (оформления) страниц: границы рабочего поля (поля сверху, снизу, слева, справа), размеры страницы, ориентация страниц.

К форматированию разделов относится создание новых разделов со следующей страницы или на текущей странице, колонтитулы разделов, создание колонок и т.д.

Форматирование документа в целом - это форматирование номеров страниц, оформление автособираемого или ручного оглавления и т.д.

В Word 2007 основные средства форматирования текста, абзацев и таблиц помещены на вкладке Главная. Для быстрого форматирования вручную символов (текста) и абзацев можно использовать команды в группе Шрифт и Абзац на вкладке Главная.

Рис. 2.1.4.1

Кроме того, команды форматирования доступны на Мини-панели инструментов, которая появляется при наведении указателя мыши на выделенный фрагмент текста.

Рис. 2.1.4.2

Необходимо отметить, что существует еще один инструмент для быстрого форматирования текста - это кнопка "Формат по образцу" в группе "Буфер обмена" на вкладке "Главная", которая позволяет копировать параметры форматирования одного фрагмента и переносить на другой фрагмент текста при его выделении.

Рис. 2.1.4.3

Для быстрого и одновременного изменения нескольких атрибутов форматирования символов и абзацев можно использовать Экспресс-стили из группы стили на вкладке Главная.

Рис. 2.1.4.4

Стили предназначены для оформления текста документа и его абзацев. Для форматирования символов и абзацев вручную используют не только кнопки для быстрого форматирования, но и окна диалога Шрифт и Абзац, которые активизируются кнопками на вкладке Главная в группах Шрифт и Абзац соответственно.

Пошаговая инструкция форматирования текста

По умолчанию новый документ создается в стиле Обычный, а это означает, что весь текст выглядит одинаково. Но с помощью средств форматирования всегда можно изменить внешний вид документа. Для этого необходимо выделить символ, фрагмент или абзац и щелкнуть указателем мыши на требуемую кнопку, чтобы применить другой формат.

Отформатируем текстовый документ, который мы создали и отредактировали в разделе "Ввод и редактирование текста документов", скриншот которого представлен на рисунке 2.1.4.5.

Рис. 2.1.4.5

Этапы форматирования текста документа:

• открываем отредактированный документ и меняем стиль "Обычный" на "Без интервала", для этого щелкаем на кнопке "Без интервала" в группе стили;
• устанавливаем шрифт (гарнитуру шрифта) Times New Roman, размер 12 пунктов - выделяем весь текст, наводим на него указатель мыши и в появившейся Мини-панели инструментов выбираем шрифт: Times New Roman и размер 12 пунктов;
• выравниваем текст по ширине, для этого выделяем весь текст и щелкаем на кнопке По ширине в группе Абзац;
• устанавливаем отступ первой строки, для этого выделяем текст, щелкаем на кнопке Абзац и в открывшемся окне диалога устанавливаем величину отступа первой строки 1, 25 см;
• добавляем к тексту заголовок (Мой первый документ), устанавливаем ему уровень заголовка: Заголовок 1 и выравниваем его по центру, для этого выделяем заголовок, щелкаем на кнопке Заголовок 1 в группе стили (заголовок форматируются с помощью встроенного стиля заголовков «Заголовок 1»), а затем на кнопке По центру в группе Абзац;
• в первом абзаце фрагменту текста (Мой первый документ) назначить начертание - курсив, подчеркнутый, для этого выделяем указанный фрагмент и щелкаем на кнопках Курсив и Подчеркнутый;
• устанавливаем размеры полей страницы: верхнее и нижнее - 2 см, левое - 2,5 см, правое - 1,5 см, для этого на вкладке "Разметка страницы" щелкаем на кнопке запуска окна диалога "Параметры страницы" в группе "Параметры страницы".

В результате получим отформатированный текст документа, скриншот которого представлен на рисунке 2.1.4.6.

Рис. 2.1.4.6

Для больших документов (рефератов, курсовых и дипломных работ) кроме форматирования символов, абзацев и страниц выполняется форматированию разделов и документа в целом. Эти этапы форматирования большого документа рассмотрим в разделе: Работа с большими документами в Word 2007.

Большие документы (структурированные документы, содержащие несколько страниц), как правило, разбиваются на разделы. Создание новых разделов со следующей страницы или на текущей странице, вставка верхнего и нижнего колонтитулов для предыдущего и следующего разделов, создание газетных колонок - все это относится к этапам форматирования документа.

Разрывы разделов выполняются на вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы, кнопка Разрывы. Вставка колонтитулов выполняется на вкладке Вставка в группе Колонтитулы, а работа с колонтитулами выполняется на вкладке Конструктор, которая появляется на Ленте при работе с колонтитулами.

Форматирование документа в целом - это форматирование номеров страниц, оформление автособираемого или ручного оглавления и т.д. Номера страниц вставляются на вкладке Вставка в группе Колонтитулы. В диалоговом окне необходимо установить параметры формата номера страницы: Формат номера, Включить номер главы, Нумерация страниц (Продолжить или Начать с). Оглавление добавляется в документ на вкладке Ссылки в группе Оглавление, кнопка Оглавление.

Практически каждый текст, который Вы набираете в документе MS Word, должен быть отредактирован и отформатирован должным образом. Исключение может быть только в тех случаях, если Вы печатаете что-либо для себя. Да и то, приятнее смотреть на грамотно написанный текст, в котором выделены важные части.

Редактирование документа, напечатанного в Ворде – это изменение слов, фрагментов текста, исправление ошибок, то есть изменение содержимого. Форматирование поможет разделить текст на абзацы, выровнять его на листе, задать нужный вид и размер для букв, сделать списки в тексте, таблицы и прочее, то есть сделать его легким для восприятия.

Для различных документов, в различных организациях правильно оформленный текст – это обязательное требование. Это могут быть и юридические бумаги, и отчеты фирм, рефераты или лабораторные, курсовые или диплом.

Именно о редактировании и форматировании пойдет речь в данной статье.

Редактирование документов в Ворде

Редактирование текста включает в себя несколько этапов. Начнем мы с редактирования символов . Для этого используются клавиши «Backspace» или «Delete» . «Backspace» удаляет символ, расположенный слева от курсора, «Delete» – справа. Выделить слово, символ или цифру можно кликнув по нему два раза мышкой. Дальше или наберите другое слово, или нажмите одну из указанных кнопок, чтобы его удалить.

Теперь отредактируем абзацы . Если нужно, чтобы предложение в тексте начиналось с нового абзаца, поставьте курсор перед первым словом в этом предложении и нажмите «Enter» . Чтобы объединить два абзаца, поставьте курсор после последнего слова первого предложения и нажмите «Delete» .

Чтобы отредактировать фрагменты текста , выделите его мышкой: установите курсор в начале фрагмента, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор в конец фрагмента. Выделите текст можно и другим способом: установите курсор в начале нужного текста, зажмите клавишу «Shift» и поставьте курсор в конец текста, который нужно выделить.

Выделенный фрагмент можно удалить, нажав клавишу «Backspace» или «Delete» . Также можно кликнуть по нему левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, переместить фрагмент в нужную часть документа.

Если нужно перетащить фрагмент в другой документ Word, откройте два документа так, чтобы оба они были видны на экране. Затем, с помощью мыши, перетащите текст во второй документ.

Для работы с фрагментом текста, можно использовать и горячие клавиши. Выделите текст, нажмите «Ctrl+C» – скопировать, или «Ctrl+X» – вырезать. Затем установите курсор в другую часть документа и нажмите «Ctrl+V» – вставить.

Если Вам нужно отменить последнее действие , нажмите на кнопочку «Отменить ввод» на панели быстрого доступа. Там же есть кнопка в виде дискеты, нажмите на нее, чтобы сохранить документ. Выполнить отмену можно нажав комбинацию клавиш «Ctrl+Z» .

Если Вам нужно вставить специальные символы в текст документа, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите по кнопочке «Символ» , выберите пункт «Другие символы» .

В следующем окне в поле «Шрифт» выберите «(специальные знаки)» , ищите тот, который нужно вставить в документ, выделяйте его мышкой и нажимайте «Вставить» . Знак будет добавлен в то место документа, где был установлен курсор. Можете также перейти на вкладку «Специальные знаки» . Затем закройте окно.

Например, в документе часто повторяется слово «компьютер», а Вам нужно, чтобы вместо него было слово «ноутбук». Чтобы не удалять сто раз, и не писать одно и то же, воспользуемся функцией замены в документе. Как сделать замену в Ворде , Вы можете прочесть, перейдя по ссылке. Окно «Найти и заменить» вызывается комбинацией клавиш «Ctrl+H» .

Важным моментом также является проверка правописания в документе. Орфографические ошибки подчеркнуты в тексте красной волнистой линией, грамматические – зеленой.

Перейдите на вкладку «Рецензирование» и кликните по кнопочке «Правописание» .

Для грамматических ошибок Word предложит возможные слова для замены, для орфографических, в окошке будет написано пояснение ошибки.

Когда проверка правописания в документе будет закончена, появится соответствующее диалоговое окно, кликните в нем по кнопочке «ОК» .

Выполнять редактирование удобнее с включенными непечатаемыми знаками. Они показывают конец абзаца, знаки табуляции, разрывы страниц и прочее. Включить их можно нажав на кнопочку «Отобразить все знаки» на вкладке «Главная» . Поначалу будет непривычно, но со временем, это значительно упростит работу с документами.

Форматирование документов в Ворде

Теперь давайте сделаем отредактированный текст удобным для чтения. Чтобы другой человек, глядя на него, мог уловить важные слова, данные и прочую информацию.

Перейдите на вкладку «Главная» . Здесь Вы найдете большое количество различных инструментов. В группе «Шрифт» можно выбрать необходимый шрифт и размер букв, выделить текст жирным или курсивом, подчеркнуть или зачеркнуть, вставить подстрочный, надстрочный знак. Можно настроить различные параметры анимации для текста, выбрать для него фон или цвет букв.

В группе «Абзац» есть кнопочки для создания различных видов списка и для выравнивания текста на листе. Здесь же можно выбрать фон для абзаца, настроить межстрочный интервал и интервал между абзацами. Про то, как настроить интервалы в Word , прочтите, перейдя по ссылке.

На вкладке «Вставка» можно сделать таблицу в Word и сделать гиперссылку в Word . В группе «Колонтитулы» , кликнув по кнопочке «Номер страницы» , можно пронумеровать страницы в документе Ворд .

На вкладке «Разметка страницы» можно изменить ориентацию страниц документа, разбить текст на колонки или расставить переносы .

В некоторых группах, справа внизу есть маленькая стрелочка, нажав на нее, откроется диалоговое окно с дополнительными параметрами.

Форматирование документа

Форматирование символов

Для представления содержания документа в более понятной и выразительной форме применяется форматирование. Символы являются основными объектами, из которых состоит текстовый документ, поэтому, прежде всего, необходимо правильно установить основные параметры, определяющие их внешний вид: шрифт, размер, начертание и цвет.

Шрифт. Шрифт - это полный набор символов (букв, цифр, знаков пунктуации, математических знаков, а также специальных символов) определенного рисунка. Каждый шрифт имеет свое название, например Times New Roman, Arial, Courier New и др.

По способу представления в компьютере различаются растровые и векторные шрифты . Для представления растровых шрифтов используются методы растровой графики, когда символы нерифта представляют собой группы пикселей. Растровые шрифты допускают масштабирование только с определенными коэффициентами (например, MS Sans Serif 8, 10, 12 и т. д.). В векторных шрифтах символы описываются математическими формулами и допускают произвольное масштабирование.

Обычно различные символы шрифта имеют и различную ширину, например буква "Ш" шире, чем буква "А". Однако имеются и моноширинные шрифты, в которых ширина всех символов одинакова. Примером такого шрифта является шрифт Courier New.

Существует и еще одно деление всех шрифтов: шрифты с засечками (например, Times New Roman) и рубленые (например, Arial). Считается, что шрифты с засечками легче воспринимаются глазом, и поэтому в большинстве печатных текстов используются именно они. Рубленые шрифты используют обычно для заголовков, выделений в тексте и подписей к рисункам" Примеры различных шрифтов представлены в табл. 3.4.

Размер шрифта. Единицей измерения размера шрифта является пункт (1 пт = 0,376 мм). Размеры шрифтов можно изменять в больших пределах (обычно от 1 до 1638 пунктов), причем в большинстве редакторов по умолчанию используется шрифт размером 10 пт. Ниже приведены примеры представления текста с помощью шрифта различных размеров:

Цвет символов. Если планируется многоцветная печать документа, то для различных групп символов можно задать различные цвета, выбранные из предлагаемой текстовым редактором палитры.

Контрольные вопросы

1. Какие параметры определяют внешний вид символов?
2. Какие существуют типы шрифтов?

Форматирование абзацев

Абзац выделяет в тексте его часть, представляющую законченный по смыслу фрагмент документа, окончание которого служит естественной паузой для перехода к новой мысли. В компьютерных текстовых документах абзац заканчивается управляющим символом конца абзаца. Ввод конца абзаца обеспечивается нажатием клавиши {Enter} и отображается символом ¶ , если включен режим отображения непечатаемых символов.

Абзац может состоять из любого набора символов, рисунков и объектов других приложений. Форматирование абзацев позволяет подготовить правильно и красиво оформленный документ.

Выравнивание абзацев. Выравнивание отражает расположение текста относительно границ полей страницы. Чаще всего используют четыре способа выравнивания абзацев: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине (рис. 3.8).

Отступы и интервалы. Весь абзац целиком может иметь отступы слева и справа , которые отмеряются от границ полей страницы. Так, эпиграф к художественному произведению или реквизиты адресата в заявлении имеют отступ слева, а при изготовлении углового штампа можно использовать отступ справа (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Отступы абзаца

Расстояние между строками документа можно изменять, задавая различные значения междустрочных интервалов (одинарный, двойной и т. д.). Для визуального отделения абзацев друг от друга можно устанавливать увеличенные интервалы до и после абзаца.

Контрольные вопросы

1. Каковы основные параметры форматирования абзацев?
2. В чем состоит различие между отступом первой строки абзаца и отступом абзаца?
3. В чем состоит различие междустрочных интервалов и интервалов между абзацами?

Нумерованные и маркированные списки

Списки являются удобным вариантом форматирования абзацев по единому образцу и применяются для размещения в документе различных перечней.

Нумерованные списки. В нумерованных списках элементы списка последовательно обозначаются с помощью чисел (арабских или римских) и букв (русского или латинского алфавитов) (рис. 3.11). При создании, удалении или перемещении элементов нумерованного списка автоматически меняется вся "нумерация. Пользователь может установить свою систему нумерации, например начать список с любого номера, пропустить номер и т. д.

Пользователь может установить удобный формат номеров (размер и начертание шрифта, отступ номера от поля страницы, расстояние от номера до текста и т. д.).

Многоуровневые списки. Многоуровневые списки можно использовать для отображения иерархических перечней (например, иерархической файловой системы). В многоуровневых списках в пункты списка более высокого уровня вставляются списки более низкого уровня (вложенные списки). Тип вложенного списка может совпадать с типом основного списка, но может и отличаться от него.

В качестве примера рассмотрим многоуровневый список, в котором на первом уровне находится нумерованный список из трех элементов, в первый элемент которого вложен маркированный список из двух элементов второго уровня, а во второй элемент - нумерованный список из двух элементов второго уровня (рис. 3.13).

Рис. 3.13. Многоуровневый список

Контрольные вопросы

1. В чем состоит различие нумерованных и маркированных списков?
2. Может ли многоуровневый список включать как нумерованные, так и маркированные списки?

Стили форматирования

Для каждого абзаца можно задать свои параметры форматирования абзаца, символов и списков. При таком подходе изменение параметров форматирования для каждого абзаца необходимо производить отдельно и вручную.

Однако при создании многостраничных документов удобнее использовать стили форматирования . Каждому стилю форматирования присваивается название и устанавливаются все необходимые параметры форматирования шрифта, абзаца или списка.

Если задать параметры стиля форматирования, а затем применить его к выделенному фрагменту документа, то все абзацы выделенного фрагмента автоматически получат параметры форматирования, заданные данным стилем. Если необходимо изменить параметры форматирования абзацев, достаточно изменить параметры форматирования стиля.

Например, в данном учебнике используются несколько различных стилей:

- Заголовок 1 (используется для задания параметров форматирования названий глав);
- Заголовок 2 (используется для задания параметров форматирования названий параграфов);
- Заголовок 3 (используется для задания параметров форматирования названий пунктов);
- Нумерованный список (используется для задания параметров форматирования перечня контрольных вопросов);
- Многоуровневый нумерованный список (используется для задания параметров форматирования перечня тестовых заданий);
- Обычный (используется для задания параметров форматирования абзацев текста учебника).

Например, если вам не нравится вид заголовков, вы можете изменить параметры форматирования стилей заголовков, и заголовки автоматически приобретут новый вид во всем электронном варианте учебника.

Контрольные вопросы

1. В каких документах удобно использовать стили и почему?

В процессе создания документа в нем создаются заголовки, например в данном учебнике заголовок имеет каждая глава, параграф и пункт. Для того чтобы заголовки отличались по внешнему виду друг от друга, а также от основного текста, для них используются различные стили форматирования.

После создания объемного документа целесообразно вставить в документ оглавление, которое позволит читателю лучше ориентироваться в содержании документа. Оглавление представляет собой список заголовков, содержащихся в документе, с указанием страниц.

Оглавление документа, включающего главы, параграфы и пункты, является многоуровневым списком, в котором заголовки размещаются на соответствующих уровнях списка. Так, в оглавлении учебника на первом уровне размещены названия глав (стиль Заголовок 1 ), на втором уровне - названия параграфов (стиль Заголовок 2 ), на третьем уровне - названия пунктов (стиль Заголовок 3 ) (табл. 3.6).

Так, название данного пункта "Оглавление документа" относится к стилю Заголовок 3 и размещается на третьем уровне многоуровневого оглавления.

Если составлять оглавление вручную, то после каждого внесения изменений в документ необходимо переделывать и оглавление. В мощных текстовых редакторах оглавление генерируется автоматически.

При необходимости можно повышать или понижать уровень заголовков, тем самым перестраивая оглавление. Внешний вид оглавления можно настраивать, задавая индивидуальные параметры форматирования шрифта и абзаца для каждого уровня оглавления.

Контрольные вопросы

1. На каких уровнях в оглавлении учебника находятся заголовки глав? Заголовки параграфов? Заголовки пунктов?
2. Чем различаются параметры форматирования для различных уровней оглавления учебника?

Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление. Форматирование символов. Буквица. Форматирование абзацев. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа. Стили форматирования.

Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Тема 2. Форматирование документов.

1. Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление.
2. Форматирование символов. Буквица.
3. Форматирование абзацев.
4. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа.
5. Стили форматирования.
6. Оформление текста в несколько колонок.

2.1. Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление.

Фрагмент – это часть текста, указанная (выделенная) пользователем.

Минимальный размер фрагмента – один символ, максимальный – весь текст документа.

Выделение можно выполнить либо с помощью мыши, либо с помощью клавиатуры.

Выделение с помощью клавиатуры:

Требуется выделить	Сочетание клавиш
Один или несколько символов	Удерживая клавишу Shift , нажимать клавишу стрелка вправо , пока не выделятся требуемые символы.
Фрагмент текста от курсора до конца строки	Shift + Е nd .
Фрагмент текста от курсора до начала строки	Shift + Home .
Слово после курсора	С trl + Shift + стрелка вправо.
Слово перед курсором	С trl + Shift + стрелка влево.
Фрагмент текста от курсора до конца абзаца	С trl + Shift + стрелка вниз.
Фрагмент текста от курсора до начала абзаца	С trl + Shift + стрелка вверх.
Фрагмент текста от курсора до конца документа	С trl + Shift + End .
Фрагмент текста от курсора до начала документа	С trl + Shift + Home .
Весь документ	С trl + а. Лента Главная  Выделить  Выделить все.

Выделение с помощью мыши:

Требуется выделить	Необходимо сделать
Слово	Указать нужное слово и щелкнуть два раза левой кнопкой.
Строка	Переместить указатель мыши к левому полю, чтобы он превратился в стрелку, поместить эту стрелку рядом со строкой и один раз щелкнуть левой кнопкой
Предложение	Щелкнуть на нужное предложение при нажатой клавише С trl .
Абзац	Тройной щелчок левой кнопкой мыши на абзаце. Двойной щелчок напротив этого абзаца в полосе выделения.
Любой фрагмент	Установить указатель мыши в угол выделяемого фрагмента и растянуть область выделения.
Весь документ	Тройной щелчок в полосе выделения.

Для выделения блочного фрагмента следует установить курсор в любой угол блока, нажать клавишу Alt и, не отпуская ее, растянуть область. Для выделения нескольких несмежных фрагментов можно воспользоваться любым способом, но при этом нажать на клавишу Ctrl .

Выделенный фрагмент текста можно удалить (клавиши Delete или Backspace ), вырезать или скопировать в буфер обмена.

Скопировать или переместить фрагмент можно через буфера обмена или с помощью мыши.

Алгоритм копирования (перемещения) с помощью буфера обмена:

1. Выделить копируемый (перемещаемый) фрагмент.
2. Поместить его в буфер обмена. Это можно сделать различными способами:
3. Установить курсор в место копирования.
4. Вставить курсор из буфера обмена:

Содержимое буфера обмена сохраняется в течение сеанса работы или до помещения в него новой порции информации. В Microsoft Word 2007 буфер обмена содержит 24 ячейки. Просмотреть их содержимое можно, нажав кнопку Буфер обмена на ленте Главная .

Чтобы переместить фрагмент с помощью мыши достаточно выделить его и перетащить в нужное место при нажатой левой кнопке.

Чтобы скопировать фрагмент с помощью мыши нужно выделить его и перетащить при нажатой правой кнопке мыши. Из предложенного контекстного меню выбираем далее Скопировать .

Возможны случаи, когда выделенный фрагмент текста может быть ошибочно уничтожен. В редакторе Word имеется кнопка (Отменить), расположенная на панели быстрого доступа. Щелкая по этой кнопке, можно последовательно возвращаться к предыдущим состояниям документа.

2.2. Форматирование символов. Буквица.

Любой документ можно представить как совокупность некоторых взаимосвязанных объектов. Каждый объект обладает определенным, присущим только ему набором свойств (атрибутов). В зависимости от установленных значений этих атрибутов объект может выглядеть в документе по-разному.

Word позволяет форматировать двумя способами:

1) либо после набора текста;

2) либо задавать нужные атрибуты оформления до процесса набора.

При первом варианте требуется:

1. указать (выделить) фрагмент текста, для которого будут установлены новые параметры оформления;
2. провести установку значений атрибутов оформления через команды раздела Шрифт ленты Главная или вызвав окно Шрифт с помощью контекстного меню.

Второй вариант предполагает следующую последовательность операций по форматированию:

1. набирать текст до тех пор, пока не потребуется специальное оформление следующего вводимого фрагмента;
2. установить новые параметры оформления;
3. продолжить набор текста; установленный формат символов будет применяться ко всем вводимым символам, для абзаца текста будут применены установленные атрибуты абзацного оформления;
4. завершив набор, отключить установленное специальное форматирование.

Символ – это основная графическая единица текста. Именно последовательность символов образует текст. Символ имеет следующие атрибуты:

• вид шрифта (гарнитура);
• размер шрифта (кегль);
• начертание (обычное, полужирное, курсив или подчеркивание);
• цвет (фона и самого символа);
• индекс (положение относительно опорной линии строки);
• кернинг (изменение размеров межбуквенных интервалов между соседними буквами для улучшения внешнего вида и удобочитаемости текста);
• визуальные эффекты (видоизменение и анимация).

Все операции форматирования применимы только к выделенным объектам.

Шрифт – комплект графических изображений букв того или иного алфавита и всех относящихся к нему знаков и цифр. Шрифты также называют гарнитурой. Их можно разделить по некоторым признакам на следующие виды:

1) Матричные (растровые) шрифты создаются так называемым методом битовой карты. В файле с таким шрифтом хранятся точечные изображения каждого символа внутри сетки точек фиксированного размера. К недостаткам матричных шрифтов можно отнести существенное ухудшение качества изображения при изменении размера шрифта, его масштабировании. Контуры букв приобретают ступенчатую форму, возникает так называемый лестничный эффект.

Масштабируемые (векторные) шрифты не имеют этого недостатка. Способ создания таких шрифтов заключается в кодировке контура символа в виде прямых и кривых линий. Очень часто масштабируемые шрифты называют шрифтами True Туре. Отличительная особенность таких шрифтов – в списке шрифтов в поле Шрифт на панели инструментов Форматирование им предшествует вензель, состоящий из двух букв Т.

2) По внешнему виду шрифты могут быть с засечками (с серифами ) и рубленые . Шрифты с засечками (например, Т imes New Roman ) имеют на концах небольшие флажки-засечки. Прямое назначение засечек – повысить читабельность текста, так как во время чтения взгляд легче фиксируется на строке. Рубленые шрифты (например, А rial ) имеют гладкие округлые буквы и предназначены для выделения заголовков в документе. Кроме названных, бывают так называемые специальные гарнитуры, которые могут использоваться для имитации рукописного текста (например, Freestyle Script ) или записи нот, формул химических соединений и т.д. (например, Wingding ).

3) По ширине шрифты могут быть моноширинными (например, Courier New )и пропорциональными . Все буквы моноширинных шрифтов имеют одинаковую ширину, а, следовательно, в строке всегда помещается одинаковое количество символов. В пропорциональных шрифтах каждая буква имеет разную ширину (например, буква «Ж» шире, чем буква «А»), и поэтому в строке может быть разное количество символов. При использовании пропорциональных шрифтов следует помнить, что выравнивать текст в строчках с помощью клавиши Пробел нельзя.

Не все шрифты поддерживают отображение кириллицы.

Размер шрифта (высота, кегль) – это расстояние между верхней частью самой высокой буквы алфавита и нижней частью самой низкой.

Размер шрифта указывается в пунктах (р t ). 1р t = 1/72" = 0,352 мм. Можно использовать также размеры шрифтов, не указанные в списке (например, 15 или 12,5).

Для того чтобы изменить начертание символов, имеются кнопки на ленте Главная .

Кнопки служат для изменения цвета символа и цвета фона, на котором этот символ отображается.

При выборе шрифта для печати документа основным критерием является его читаемость. Выбранный шрифт не должен отвлекать внимание от содержания документа. Разнообразие может внести лишь текст заглавных надписей различных составных частей документа (рубрик).

Буквица – это красиво оформленная буква в начале предложения, абзаца, раздела. Оформить букву можно командой Буквица на ленте Вставка .

2.3. Форматирование абзацев.

Внешний вид документа в большой степени зависит не только от форматирования символов текста, но и от оформления абзацев. Абзац является одним из основных структурных элементов документа.

В текстовом процессоре Word абзац определяется как часть текста между двумя нажатиями клавиши Enter . Длина абзаца может быть различной. Он может состоять из одного слова, а может занимать и всю страницу. При составлении текста следует иметь в виду, что очень длинные абзацы трудны для восприятия.

Абзац имеет свои параметры:

• отступы;
• способ выравнивания строк (по левому краю, по правому краю, по центру, по ширине);
• положение на странице;
• отступ первой строки;
• межстрочное расстояние;
• интервал между абзацами.

Форматирование абзаца – задание или изменение его параметров. Форматировать абзацы можно непосредственно при наборе текста или после его окончания. Форматирование может производиться с помощью диалогового окна, вызываемого командой Абзац контекстного меню, а также с помощью раздела Абзац лент Главная и Разметка страницы .

В текстовом редакторе Word существует четыре способа выравнивания текста.

Выравнивание по левому краю. При нем строки начинаются у левой кромки страницы в одной и той же позиции и заканчиваются справа в различных позициях в зависимости от количества символов в строке. Именно такое выравнивание лучше всего использовать при наборе текста.

Выравнивание по центру. Расположение текста по центру удобно использовать для заголовков и очень коротких блоков текста.

Выравнивание по правому краю. При этом способе выравнивания текст выравнивается по правой кромке и каждая новая буква сдвигает предыдущую влево, так что строчки идеально выравниваются по правому краю. Этот тип выравнивания используется для достижения специальных целей. Иногда этот способ можно использовать и для заголовков.

Выравнивание по ширине. При использовании этого способа выравнивания Word выравнивает текст, как по правой, так и по левой кромке, вставляя вместо недостающих символов дополнительные пробелы между словами. Текст, отформатированный с помощью выравнивания по ширине, выглядит красиво и опрятно. Применять выравнивание по ширине лучше всего после всех редакторских правок, непосредственно перед выводом документа на печать.

На панели инструментов форматирования помещены четыре кнопки, каждая из которых соответствует одному из вышеперечисленных режимов форматирования текста и любого абзаца.

Чтобы форматирование абзаца происходило в процессе его ввода, необходимо задать необходимые параметры, а уже затем вводить текст.

Операции выравнивания относятся ко всему абзацу. Однако есть две операции, которые относятся только к первой строке абзаца. Это команды Отступ и Выступ . Устанавливаются эти команды в диалоговом окне Абзац в поле Первая строка . Отступы абзаца и первой строки можно также установить с помощью горизонтальной координатной линейки.

С помощью координатной линейки можно выполнять такие операции форматирования абзаца, как настройка правого и левого полей, установка отступов и выступов, определение позиций табуляции.

Полем называется расстояние между текстом и краем страницы. Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отступы позволяют отделить текст одного абзаца от другого или визуально выделить отдельные абзацы в документе. Выделяют отступ первой строки абзаца (первая строка смещена относительно других строк правее) – для абзацев с «красной» строкой или с «отступом». Абзац с «выступом» – это абзац, в котором отступ образуется для каждой строки, кроме первой, иными словами, первая строка смещена относительно других строк абзаца левее. Этот тип форматирования используется обычно в словарях, энциклопедиях, справочниках.

Координатная линейка всегда связана с абзацем, в котором находится курсор ввода.

Темная часть координатной линейки соответствует установленным полям страницы.

Верхний бегунок в виде треугольника указывает величину отступа первой строки абзаца.

Нижний бегунок в виде треугольника указывает отступ слева остальных строк абзаца (за исключением первой).

Квадратный бегунок – это элемент управления, всегда располагающийся под нижним треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы (и верхний, и нижний) перемещаются вместе с сохранением их положения относительно друг друга. Такое специальное оформление абзаца можно использовать при оформлении эпиграфов, цитат и т.д.

Правый бегунок указывает правую границу абзаца.

Светлая часть линейки указывает размер рабочего поля документа. Бегунки следует располагать только в пределах светлой области координатной линейки.

Чтобы задать дополнительные атрибуты абзаца, такие как междустрочный интервал и межабзацный отступ, необходимо вызвать диалоговое окно Абзац при помощи контекстного меню.

Междустрочный интервал (или интерлиньяж) – это расстояние между строками в абзаце. Интервал – величина, равная 1/6 дюйма или 12 р t .

Увеличение междустрочного интервала позволяет легко читать более длинные строки, т.е. позволяет использовать шрифт меньшего размера. Величина междустрочного интервала задается либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.

При использовании текста, взятого в сети Интернет, следует обратить внимание на интервал между абзацами (0 пт).

Также на вкладке Положение на странице можно включить или отключить следующие параметры: запрет висячих строк, не разрывать абзац, не отрывать от следующего, с новой страницы.

В длинных документах большинство абзацев форматируется одинаково. Точнее говоря, обычно существуют несколько вариантов оформления абзаца, которые многократно используются внутри документа.

Форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно если учесть, что, вероятнее всего, уже существует абзац, отформатированный так, как нужно. Текстовый процессор Word решает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу, а также путем применения наперед заданных стилей форматирования.

Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования и щелкнуть по кнопке Формат по образцу (лента Главная ). Далее щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть точно так же, как выбранный в качестве образца формат.

2.4. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа.

На первом этапе при подготовке документа в текстовом процессоре Microsoft Word надо установить параметры страницы. К ним относят размер и ориентацию листа, величину полей и т.д. При указании размера страницы ориентируются на печатающее устройство. Так, лист формата А4 можно распечатать на любом из современных принтеров, тогда как формат А3 поддерживается только специальными модификациями принтеров. Ориентация страницы может быть выбрана книжная (высота листа больше ширины) или альбомная (высота листа меньше ширины). Для установки параметров страницы используют ленту Разметка страницы команду Поля  Настраиваемые поля . При этом открывается диалоговое окно Параметры страницы .

В этом окне три раздела: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги.

Поля – это свободные пространства на странице, окружающие набранный текст.

Их размеры можно уменьшать и увеличивать по желанию пользователя (однако уничтожить полностью нельзя, так как каждый принтер имеет недоступную для печати зону, за соблюдением которой следит Windows ). Размер и вид полей, а также положение колонтитулов устанавливаются в разделе Поля. Размер и ориентация бумаги устанавливаются в разделе Размер бумаги.

Колонтитулом называется одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы.

Различают верхний и нижний колонтитулы. В колонтитулы входят порядковые номера страниц.

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя Номер страницы (лента Вставка ).

Колонтитулы могут быть одинаковыми во всем документе, но могут различаться: на четных и нечетных страницах (диалоговое окно Параметры страницы  Вкладка Источник бумаги ), на первой и последующих страницах (диалоговое окно Параметры страницы  Вкладка Источник бумаги ), в разных разделах.

Раздел – это часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Чтобы вставить новый раздел нужно выполнить команду Разрывы (лента Разметка страницы ) и указать, откуда должен начинаться новый раздел (со следующей страницы, на текущей странице, с четной страницы, с нечетной страницы). Аналогично можно вставить новую страницу в разделе (лента Разметка страницы  Разрывы  Новую страницу или Разрыв страницы вкладки Вставка ).

Для открытия колонтитулов следует выполнить команды Верхний колонтитул или Нижний колонтитул (лента Вставка ). Текст документа станет бледным, появятся области верхнего и нижнего колонтитулов и лента Конструктор (Работа с колонтитулами ) . На этой панели расположены следующие кнопки: номер страницы, дата (это поле автоматически обновляется) и время (текущее время), параметры страницы, как в предыдущем, верхний/нижний колонтитулы, переход к предыдущему, переход к последующему (переход между разными типами колонтитулов), закрыть и др.

В колонтитулах можно создать подложку. Для этого в режиме колонтитулов на страницу вставляется рисунок с установленным обтеканием За текстом или выбираем подложку на ленте Разметка страницы .

Алгоритм создания различных колонтитулов для разных разделов:

2.5. Стили форматирования.

Стиль форматирования – это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца или символа.

Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке Изменить стили , расположенном на ленте Главная . В начале работы с программой Word этот список содержит перечень стилей, заданных по умолчанию. При выборе одного из стилей, представленных в данном списке, изменяется формат текущего абзаца (абзаца, в котором расположен курсор) или формат выделенного фрагмента.

Если требуется подготовить новый стиль для использования в документе, следует выбрать стиль, который будет изменяться и выполнить команду Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль . В диалоговом окне Создание стиля нужно задать имя нового стиля и изменить оформление, определяемое данным стилем. Если включить флажок Добавить в список экспресс-стилей, создаваемый стиль добавится в стандартный шаблон программы Word , после чего этот стиль можно использовать и в других документах. После того, как вы определите стиль для какого-нибудь типа абзаца, вам достаточно применить новый стиль, и абзац будет автоматически отформатирован в соответствии с атрибутами стиля. При каждом изменении атрибутов форматирования, связанных с данным стилем, все абзацы, к которым он применен, будут автоматически переформатированы.

Преимущества использования стилей перед простым форматированием раскрываются при работе над большими документами сложной структуры. Главные из этих преимуществ следующие:

• возможность форматировать единообразно различные части документа;
• возможность быстрого переформатирования абзацев;
• возможность стандартного оформления документов с использованием ранее созданных стилей;
• возможность создания автоматического оглавления для документа.

2.6. Оформление текста в несколько колонок.

Для разделения текста на столбцы его необходимо выделить и выполнить команду Колонки (лента Разметка страницы ). В открывшемся диалоговом окне выбираем количество столбцов. По умолчанию они имеют одинаковую ширину, но это можно исправить, например, с помощью маркеров на линейке.

Если несколько столбцов текста целиком размещаются на одной странице, то командой Разрыв  На текущей странице можно сделать так, чтобы колонки имели одинаковую длину.

В диалоговом окне Колонки можно указать количество и тип колонок, их ширину, промежуток между колонками, а также установить разделитель.

PAGE 6

Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм>
1083.		Состав и содержание нормативных документов, определяющих сроки хранения документов	35.3 KB
	Порядок хранения документов в организации. Сроки хранения документов в организации. Состав и содержание нормативных документов определяющих сроки хранения документов. В процессе деятельности всех предприятий создается большое количество документов различных по ценности и значимости.
4453.		Виды документов в управлении. Модели образцы некоторых управленческих документов	12.75 KB
	Совокупность всех конкретных управленческих документов, образующихся в управленческой деятельности, может быть разбита на подмножества, в состав каждого из которых входят документы, у которых одинаковы или близки модели образцы. Каждое из таких подмножеств образует некоторый вид документа, имеющий свое название.
3507.		Форматирование символов и абзацев	16.81 KB
	Как создать новый документ в текстовом процессоре Word Файл – Создать Правка – создать Файл – Сохранить Создать Файл – Правка – Создать Как вставить формулу в текстовом процессоре Word Вставка – Сервис – объект Вставка – объект – Microsoft eqution Файл – объект – Microsoft eqution Вставка – Таблица – Microsoft eqution Как можно сохранить документ Файл – сохранить как – ввести имя и место сохранения и нажать ОК. Файл – Вставка – ввести имя и место сохранения и нажать ОК. Таблица – Сохранить Как изменить...
8331.		Интегрированные пакеты программ. Пакет офисных программ Microsoft Office 2003, 2007 и 2010. Средства автоматизации разработки документов в MSWord. Инструменты для создания комплексных документов. Вопросы компьютерной безопасности: вирусы и меры борьбы с н	26.36 KB
	В состав комплектов Microsoft Office 2003 2010 входят приложения общего назначения: текстовый процессор MS Word; табличный процессор электронные таблицы MS Excel; система управления базами данных MS ccess; средство для подготовки презентаций MS PowerPoint; средство организации групповой работы MS Outlook. По сравнению с предыдущими версиями в нём как и в других приложениях общего назначения пакета MS Office добавлены следующие новые возможности: новый более привлекательный интерфейс; использование в окнах приложений...
6200.		Реквизиты документов	238.65 KB
	Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Учебные элементы: Реквизиты документа.
6201.		Бланки документов	38.09 KB
	Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Для изготовления бланков документов используются форматы бумаги А4 и А5 (ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги»).
4447.		Создание шаблонов документов	9.26 KB
	Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, межстрочный интервал и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы...
6960.		Хранение документов организации	16.81 KB
	Номенклатура дел - представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатуры дел - систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.
3945.		Языки разметки документов	9.99 KB
	Содержание документа на бумаге может быть сугубо текстовым а также содержать изображения. Обычно содержание документа представляется не в произвольном порядке а имеет определенную структуру. Структура – это состав и порядок следования частей блоков документа. Стиль документа определяет форму вывода его содержания на то или иное устройство например принтер или дисплей.
4459.		Цели управленческих документов	9.5 KB
	Из дальнейшего текста будет понятно, что это сложный вопрос, детальная разработка, которого требует проведения исследований на стыке управленческого документоведения и управления. Но тем не менее мы уверены в том, что степень теоретической проработки этого вопроса достаточна